V súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje Smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky (ďalej aj len „MŠVVaŠ“ alebo „ministerstvo“) informuje o tom, ako spracúva osobné údaje dotknutých osôb a aké práva súvisiace s ochranou ich osobných údajov majú tieto osoby.
Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky
IČO: 00 164 381
sídlo: Stromová ul. č. 1, 813 30 Bratislava
webové sídlo: www.minedu.sk
Zodpovednú osobu ministerstva možno kontaktovať s otázkami týkajúcimi sa spracúvania osobných údajov dotknutých osôb a vo veci uplatňovania ich práv uvedených nižšie na e-mailovej adrese zodpovednaosoba@minedu.sk.
MŠVVaŠ spracúva predovšetkým bežné osobné údaje dotknutých osôb (napr. meno, priezvisko, titul, bydlisko, dátum narodenia, e-mailová adresa). Rozsah spracúvaných údajov závisí od konkrétneho účelu spracúvania, pričom ministerstvo dodržiava zásadu minimalizácie údajov, t.j. spracúva iba osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu. Ministerstvo na účely ochrany majetku MŠVVaŠ, zdravia zamestnancov, návštevníkov, verejného poriadku a bezpečnosti spracúva aj podobizeň fyzických osôb nachádzajúcich sa v monitorovaných priestoroch budov MŠVVaŠ a ich prejavy osobnej povahy.
Ak je to nevyhnutné na splnenie zákonných povinností MŠVVaŠ, ministerstvo môže spracúvať aj osobitnú kategóriu osobných údajov dotknutých osôb (napr. údaje o zdraví zamestnancov za účelom vedenia personálnej a mzdovej agendy).
Dotknutými osobami sú tie fyzické osoby, ktorých osobné údaje MŠVVaŠ spracúva najmä v rámci plnenia svojich zákonných povinností v nasledovných oblastiach:
Dotknutými osobami sú napríklad zamestnanci MŠVVaŠ, uchádzači o zamestnanie na MŠVVaŠ, štatutári organizácii priamo riadených MŠVVaŠ, štatutári žiadateľov o dotácie pre základné, materské a špeciálne školy, rektori vysokých škôl, vysokoškolskí učitelia, odborní garanti programov kontinuálneho vzdelávania a programov doplňujúceho pedagogického štúdia, štipendisti študujúci v zahraničí, vedecko-pedagogickí pracovníci v rámci projektu DAAD, fyzické osoby podávajúce sťažnosť, petíciu alebo oznamujúce protispoločenskú činnosť, zamestnanci kontrolovaného subjektu, pedagogockí zamestnanci, odborní zamestnanci a ďalší zamestnanci škôl a školských zariadení.
Osobné údaje MŠVVaŠ získava predovšetkým priamo od dotknutých osôb, napríklad z písomných podaní alebo prostredníctvom rôznych elektronických foriem komunikácie.
V niektorých prípadoch ministerstvo získava údaje aj od tretích osôb, napr. od iných štátnych a verejných orgánov.
V prípade spracúvania osobných údajov na právnom základe plnenia zákonnej povinnosti ministerstva, neposkytnutie potrebných údajov má za následok, že MŠVVaŠ nemôže vykonať úkon, s ktorým je spojená predmetná zákonná požiadavka poskytnutia osobných údajov.
V prípade spracúvania osobných údajov na základe zmluvnej požiadavky (uzatvorenia alebo plnenia zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba), neposkytnutie potrebných údajov má za následok, že MŠVVaŠ nemôže s dotknutou osobou uzavrieť predmetnú zmluvu, respektíve plniť svoje zmluvné povinnosti.
V prípade neudelenia súhlasu má za následok neudelenie prístupu k elektronickým službám pre podporu výchovy a vzdelávania.
Spracúvanie osobných údajov môže byť úplne automatizované, čiastočne automatizované, aj neautomatizované (manuálne). Prebieha v informačných systémoch ministerstva alebo v informačných systémoch sprostredkovateľov MŠVVaŠ.
Osobné údaje sa spracúvajú prostredníctvom zamestnancov ministerstva, ktorí sú riadne poverení, vyškolení a zaviazaní mlčanlivosťou o všetkých osobných údajoch, s ktorými prídu do styku pri výkone štátnej služby, práce alebo verejnej funkcie na MŠVVaŠ.
Pokiaľ to nebude vyžadovať všeobecne záväzný právny predpis, osobné údaje nebudú zverejňované ani poskytované tretím osobám.
V závislosti od účelu spracúvania osobných údajov môže ministerstvo tieto sprístupňovať a poskytovať na základe osobitného predpisu nasledovným osobám a inštitúciám:
Osobné údaje však MŠVVaŠ sprístupňuje len v nevyhnutnom rozsahu a v závislosti od nutnosti dosiahnutia konkrétnych účelov spracúvania.
Osobné údaje MŠVVaŠ spracúva, v závislosti od konkrétnej spracovateľskej operácie a jej právneho základu, predovšetkým na účely vyplývajúce zo základných úloh ministerstva uvedených v čl. 4 Štatútu MŠVVaŠ (https://www.minedu.sk/statut-ministerstva-skolstva-vedy-vyskumu-a-sportu-sr/).
Okrem toho, ďalšie účely spracúvania osobných údajov dotknutých osôb ministerstvom vyplývajú z nasledovných činností upravených v osobitných právnych predpisoch:
Za účelom ochrany majetku MŠVVaŠ, zdravia zamestnancov, návštevníkov, verejného poriadku a bezpečnosti, na právnom základe oprávnených záujmov MŠVVaŠ a osôb nachádzajúcich sa v budove ministerstva, je vo vstupných priestoroch budovy nainštalovaný kamerový systém a zároveň sa kontroluje totožnosť a vykonáva sa zápis do knihy návštev.
Za účelom overenia identity dotknutej osoby a následného zabezpečenia prístupu k elektronickým službám pre podporu výchovy a vzdelávania.
Osobné údaje MŠVVaŠ uchováva po nevyhnutnú dobu stanovenú všeobecne záväznými právnymi predpismi, registratúrnym poriadkom a plánom, zmluvou, či po dobu trvania oprávneného záujmu ministerstva alebo tretej strany.
Osobné údaje, ktoré ministerstvo spracúva z dôvodu plnenia zákonnej povinnosti, uchováva po dobu stanovenú príslušnými osobitnými právnymi predpismi.
Osobné údaje, ktoré ministerstvo spracúva z dôvodu plnenia zmluvy, uchováva po dobu účinnosti zmluvy a následne, pokým trvá oprávnený záujem MŠVVaŠ (napr. počas trvania premlčacích dôb na uplatnenie právnych nárokov, v prípade začatia súdneho alebo obdobného konania - po dobu trvania tohto konania a následne po dobu uplynutia lehôt pre podanie mimoriadnych opravných prostriedkov a počas trvania konania na základe podaní mimoriadnych opravných prostriedkov).
Osobné údaje spracúvané na právnom základe súhlas sa uchovávajú po dobu stanovenú aktívnym využívaním prístupu.